I volontari che prestano la propria opera in ospedale devono rispettare le norme ed i ritmi della struttura ospedaliera che li ospita, e la loro presenza deve sempre essere discreta e mai invadente nei confronti sia dei malati che degli operatori. Ogni volontario porta un camice, che consente di individuarlo e al tempo stesso di distinguerlo dagli operatori, ed una clip con il suo nome e la sua qualifica di volontario, per poter circolare liberamente all’interno dell’ospedale. Quando entra in servizio firma un foglio di presenza, che consente di sapere sempre quali e quanti siano i volontari in servizio in un determinato momento, e se i turni siano coperti adeguatamente.

Al volontario vengono consegnate le chiavi di un armadio spogliatoio, nel quale riporre cappotti e borse. In ogni reparto vi è un’agenda, che è uno strumento importante di collegamento, sulla quale i volontari annotano le informazioni che possono essere di utilità ai colleghi dei turni successivi (segnalazioni di situazioni particolari, incombenze da sbrigare, ecc.)
I volontari sono responsabili del materiale a disposizione del reparto per l’intrattenimento dei pazienti (giochi di società, libri, carte da gioco, radioline, ecc.); è compito del volontario suggerire l’utilizzo del materiale diversionale ai malati, ed avere cura che non vada smarrito.